HR Notify: จากไอเดียสู่บทเรียนการจัดการ – เมื่อทางออกไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่เสมอไป
ผู้บริหารคณะนิติศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ได้เปิดเวที “Fact to Action Pitching : จากข้อมูลสู่นวัตกรรมสร้างการเปลี่ยนแปลง” เพื่อเปิดโอกาสให้บุคลากรได้นำเสนอแนวคิดพัฒนางาน โดยหนึ่งในโครงการที่น่าสนใจคือ “HR Notify”
โครงการดังกล่าวตั้งต้นจาก ปัญหาความซับซ้อนของสัญญาจ้างบุคลากรที่มีหลายประเภทและสิ้นสุดไม่พร้อมกัน ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการต่อสัญญาล่าช้าและกระทบต่อการทำงาน ทีมผู้เสนอโครงการจึงเสนอแนวคิดการพัฒนาระบบใหม่สำหรับแจ้งเตือนการต่อสัญญาล่วงหน้า โดยมีเป้าหมายเพื่อลดความผิดพลาดและสร้างความมั่นใจให้บุคลากร
อย่างไรก็ตาม จากการพิจารณาและข้อเสนอแนะของคณะกรรมการและคณบดี ได้ชี้ให้เห็นว่า การสร้างระบบใหม่ไม่ใช่คำตอบเดียว ปัญหาหลักอาจไม่ได้อยู่ที่เทคโนโลยี หากแต่อยู่ที่ การบริหารจัดการและวินัยการทำงานของบุคลากร คำแนะนำที่ได้รับคือ การใช้เครื่องมือที่มีอยู่แล้ว เช่น Google Calendar ซึ่งสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนล่วงหน้าได้หลายเดือน แจ้งซ้ำอัตโนมัติ ส่งการแจ้งเตือนผ่านอีเมลและมือถือ และยังสามารถแชร์ร่วมกับทีมได้
นอกจากนี้ ยังมีการแนะนำให้ผู้เสนอโครงการ ขยายแนวคิดการแจ้งเตือนนี้ไปสู่การบริหารจัดการงานอื่น ๆ เช่น การติดตามกำหนดส่งงาน การซ่อมบำรุงอาคาร หรือการติดตามงานภายใน เพื่อให้เกิดนวัตกรรมที่สร้างการเปลี่ยนแปลงในวงกว้างมากยิ่งขึ้น
แม้ว่า “HR Notify” จะยังไม่ถูกพัฒนาขึ้นเป็นระบบใหม่ แต่โครงการนี้ได้สะท้อนให้เห็นถึง คุณค่าของการเรียนรู้จากข้อเสนอแนะ และย้ำให้เห็นว่า การพัฒนาองค์กรไม่จำเป็นต้องลงทุนสร้างสิ่งใหม่เสมอไป หากสามารถปรับใช้สิ่งที่มีอยู่แล้วให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
นี่จึงเป็นอีกหนึ่งกรณีที่พิสูจน์ว่า ความล้มเหลวไม่ใช่จุดจบ แต่เป็นโอกาสในการเรียนรู้และต่อยอดสู่การทำงานที่ชาญฉลาดและยั่งยืนมากกว่าเดิม แปลเป็นภาษาอังกฤษให้หน่อย
HR Notify: From Idea to Management Lesson – When the Solution Does Not Always Require Building Something New
The Faculty of Law, Chiang Mai University, opened the stage for the “Fact to Action Pitching: From Data to Innovation for Change”, providing an opportunity for staff to present ideas for organizational development. One of the projects that drew attention was “HR Notify.”
The project originated from the complexity of managing employment contracts, which exist in various forms and end at different times. This situation creates risks of delayed contract renewals, which may affect operations and reduce efficiency. The project team therefore proposed the development of a new system to notify contract renewals in advance, aiming to reduce errors and provide staff with greater confidence in contract management.
However, after consideration and feedback from the committee and the Dean, it was pointed out that developing a new system is not always the answer. The main issue may not lie solely in technology but rather in management practices and staff discipline. The recommendation given was to utilize existing tools such as Google Calendar, which can be set to notify months in advance, send recurring reminders, issue alerts via email and mobile devices, and be shared with team members.
In addition, the committee suggested expanding the notification concept to other administrative tasks, such as monitoring assignment deadlines, building maintenance schedules, and internal task tracking, in order to broaden the innovation’s impact.
Although “HR Notify” has not yet been developed into a new system, this project highlights the value of learning from feedback and reinforces the principle that organizational development does not always require creating something new, but rather making the most of existing tools.
This case demonstrates that failure is not the end, but rather an opportunity to learn, improve, and move toward smarter and more sustainable practices.
